Videokonverentside ajastu on alanud. Mida ja kuidas kasutada, et kodune töö lihtsamini sujuks?

Uncategorized @et

Videokonverentside ajastu on alanud. Mida ja kuidas kasutada, et kodune töö lihtsamini sujuks?

black-and-white-board-boardroom-business-260689 (1)

Ajal, mil suur osa maailmast töötab kodukontoris, on oluline teada, mida pakub kirju videokõnede ja -konverentside maailm. Variante on väga palju, kuid kolm neist tõusevad selgelt esile. Ja Skype ei olegi nende seas.

Skype on kahtlemata eestlaste suur lemmik ning kahe või kolme inimese koosoleku jaoks on see ka hea lahendus. Kui aga liinile on oodata rohkem inimesi, siis on paremateks lahendusteks Microsofti Teams, Google Hangouts või väga lihtsalt kasutatav Zoom.

„Mina olen nüüd nädala aega Zoomis koosolekuid pidanud, osalenud on kaks kuni kakskümmend inimest ja senise kogemuse põhjal on see kõige kvaliteetsema pildi ja heliga rakendus, mida olen kasutanud. Lisaks on see väga lihtne ja kõigile arusaadav,“ leiab Greip IT tehnoloogiaspetsialist Taavi Sergo. Ta lisab, et Skype jääb näiteks suuremate seltskondade puhul lausa hätta – heli ja pildi kvaliteet on kehv.

Zoomi kasutamise teeb eriti lihtsaks see, et Zoomi konto peab olema vaid võõrustajal ehk host´il. Võõrustaja loob koosoleku, saab lingi ja saadab selle kõigile osalistele. Lingile vajutades oledki põhimõtteliselt koosoleku osaline. Nii saab korraldada isegi saja inimesega üritusi või koolitusi.

„Võid teha ka sellise koosoleku, mis toimub iga päev samal ajal. Kogu aeg on kasutusel sama link, sa vajutad sellele ja juba osaledki koosolekul,“ toob Sergo välja.

Olulisele murele lahendus

Taavi Sergo kogemus näitas, et esimesel kolmel kodukontori päeval ei osatud veel Zoomis olla, suhtlus ei sujunud, kiputi rääkima läbisegi. Üheksandaks päevaks on aga harjutud ja kõik kulgeb ladusalt.

Zoomis on olemas ka veebiseminari režiim, mis võimaldab muuhulgas seda, et võõrustaja saab ise valida, kellele ta sõna annab. See leevendab üht konverentskõnede olulist probleemi – seda, et silmside puudumisel ei saada aru, kes täpselt sõna võtta tahab.

„See „käe tõstmise“ funktsioon ja aitab leevendada läbisegi rääkimist. Võõrustaja võtab kõnelejal „hääletu“ maha ja kõneleja näeb, et tema kord on sõna võtta,“ selgitab Sergo.

Zoomi kõnesid saab salvestada nii arvutisse kui pilve. Vajadusel saab teistele osalejatele oma arvutiekraani kuvada, teha esitlusi või näidata Exceli tabelit. Valida saab Zoomi tasuta versiooni ja alates 15 dollarit kuus maksvate tasuliste pakettide vahel. Tasuta variandi kasutusvõimalused on piiratumad, näiteks saab teha kuni 40-minutilisi grupikohtumisi.

Teams ja Hangout

Zoomil on üks suur miinus, mis ühtlasi on Office 365 paketis sees oleva Teams´i pluss. See on see, et Teams on väga hästi ühendatud kõige sellega, mida Office 365 pakub. Näiteks on sul võõrustajana kohe ülevaade, kuidas klapivad osalejate kellaajad. Zoomis seda teha ei saa.

„Paljud ei teagi, et Teams´i on neile Office365-ga kaasa tulnud – võta vaid ja hakka kasutama. Plussiks on see, et kui sul on Office 365 koos e-maili ja kalenderiga, siis paremat lahendust ei ole,“ ütleb Sergo. Tuleb vaid kalendris teha parem hiireklikk ja luua uus koosolek. Juba tekibki Teams´i link, mida jagada saab.

Eelnev jutt kehtib tegelikult ka Google’i vastusele ehk Hangouts´ile. Mõlema variandi kohta võib öelda, et kui ettevõte on Microsofti või Google kasuks otsustanud, siis nende meeskonnatöö tarkvara on ka sobivaim lahendus.

„Ütleksin nii, et Teams´i ja Hangouts´i on lihtne ja mugav kasutada ettevõttesiseselt, aga ka ettevõtete vahel, kui nad on samal platvormil. Kui platvormid on erinevad, siis vali Zoom,“ soovitab Taavi Sergo. Siit joonistubki välja Teamsi ja Hangoutsi nõrgim külg – kõik kõnes osalejad peavad kasutama sama platvormi ning neil peab olema konto, et kasutada ära kogu funktsionaalsus.

Suured võimalused jäävad kasutamata

Kui Google Hangouts on meie kultuuriruumis pigem harva kasutatud variant, siis ega ka Teams´il veel Eestis kuigi hästi läinud ole. Keskmine ettevõte ei pruugi sellest lahendusest teadagi ja seda peetakse justkui Skype-laadseks vestlusvahendiks.

„Potentsiaali on sel palju rohkem. Seal on väga mitmeid liidestamisvõimalusi, aga inimesed võtavad seda kui Skype kahte,“ nendib Sergo ning lisab, et see võimaluste paljusus võib olla ka Teams’i miinuseks, sest tavakasutajal ajavad need võimalused pea segi. Inimene ei taha liidestamise ja häälestamisega tegeleda.

Selleks ongi IT-tugi, kuhu kuuluvad inimesed peaksid vastavalt ettevõtte või osakonna eripäradele need erinevad vaja minevad liidestused ära tegema.

Unustada ei tohi ka riistvara

Sel nädalal juhtus see, et nii Zoomil kui Teamsil tekkisid raskused, sest neile langes osaks enneolematult suur koormus. Üle maailma peavad ettevõtted nüüd oma koosolekuid veebis. Kui olukord maailmas normaliseerub, siis väga suure tõenäosusega jäävad inimesed ka edasi neid lahendusi kasutama. Järjest olulisemaks saab siin ka riistvara.

„Minu enda kogemus näitab, et kui sul on 10 inimest videokõnes sees, siis keegi on ikka, kes ei kuule midagi või kel mikrofon krõbiseb. Kaamerapilt võiks koosoleku mõnusaks läbiviimiseks samuti normaalsel tasemel olla,“ räägib Sergo.

Taavi Sergo toob välja, et mõistliku hinna eest saab endale väga korralikud kõrvaklapid, mille küljes on ka mikrofon. Kui kõrvaklapid on mürasummutavad, siis on see veel eriti hea. Sülearvuti kaamerad võivad olla rahuldaval tasemel, kuid kui pildi kvaliteetne edastamine on vajalik, siis võiks investeerida välisesse kaamerasse.

„Saja euroga saab juba väga häid kaameraid, mil on ka kvaliteetne mikrofon küljes. Sellega saavutad tunduvalt etema pildi ja heli. Klapid aitavad aga veelgi enam,“ selgitab ta.

Lahendus suurele probleemile

Taavi Sergo toob veebikoosolekute puhul välja veel ühe ebameeldiva tahu. Mida enam on inimesi, seda enam seda kohtab – kellelgi koer haugub, teisel nutab laps. Taustamüra võib olla väga palju. Selle vastu aitab hea ja tark mikrofon, mis suudab taustahelisid maksimaalselt summutada.

Kui aga soov on saavutada väga professionaalne pildi- ja helikeel, näiteks on vaja läbi viia koolitusi või pead tegema veebi teel tooteesitlusi, siis nende seadmete maksumus algab 700 eurost, aga tõesti hea süsteemi saab 1500 euroga. See tagab profiheli, pildi ning ka valguse. Viimase peale just tihti ei mõelda, kuid see on oluline. „Kui sa kõlad hästi ja pilt on suurepärane, siis annab see ikka väga palju juurde,“ tõdeb Taavi Sergo.

Tänane olukord on mitmete ametite pidajatele toonud kaasa vajaduse anda näpunäiteid või konsultatsioone veebi vahendusel.

„Just äsja tegime ühele füsioterapeudile sellise lahenduse. Tal oli vaja korralikku veebikaamerat ja juhtmevabasid mikrofoniga kõrvaklappe. Ei ole vaja tohutult suuri ja kalleid lahendusi, et saavutada hoopis teine tase – ühekordne kulu jääb 300 euro kanti,“ ütleb Sergo lõpetuseks.

Uuri lähemalt veebiseminaride, videokoosolekute ning audio- ja videotehnika kohta:
Taavi Sergo
taavi.sergo@greip.ee
+372 5770 3778