Suurte IT süsteemide kolimine on Greip IT üks leivanumber. Kliendi jaoks tundub see kui suur peavalu, aga meie jaoks on see tavaline tegevus. Adven Eesti kolimine oli aga tõesti tähelepanuväärne operatsioon, mille „veepealne osa” ehk reaalne kolimine võttis aega vaid mõned päevad.
Enam kui 80 töötajaga Advenil on oma IT juht, kes tellis meilt kogu IT süsteemi kolimise. Kaasasime ka kaks partnerit, sest oli töid, mida nemad meist paremini valdavad.
Mida tegema pidime? Vanast kontorist oli vaja kolida uutesse kontoriruumidesse kõik võrguseadmed, arvutid, printerid ja muud arvutite lisaseadmed. Uues kontoris tuli välja ehitada uus serveriruum ja serveripark seejärel sinna ümber kolida. Samuti oli vajadus ehitada uus monitooringu ja kontrollruum, sealjuures 12 ekraaniga videosein.
Mida esmalt tegime? Kui kinnisvara puhul on kolm olulisemat aspekti asukoht, asukoht ja asukoht, siis IT süsteemide kolimise puhul on nendeks planeerimine, planeerimine ja planeerimine. Uus maja, kuhu Adven kolis, oli juba olemas. 2019. aasta suvel algaski meie eeltöö ning esitasime omapoolse nägemuse kolimise läbiviimisest. Kolimise planeerimine pidi toimuma mitme kuu vältel kuni detsembrini. Vaja oli paika panna järjekord, kes mida teeb, millal teeb ja kui palju on vaja inimesi; lisaks see, milliseid seadmeid on üldse uude kontorisse lisaks olemasolevatele seadmetele tarvis. Selline kaardistamine, planeerimine ning vajadusel ka seadmete soetamine on kogu protsessi oluline alus.
Kelle me kaasasime? Ütleme alati, et jätke kogu oma IT mure meie kanda. See ei tähenda aga, et oleksime eksperdid igal alal ja teeme kõik ise. Adven vajas näiteks serveriruumi väljaehitamist koos kappide ja kappide vahelise kaabeldusega ning suurt videoseina kontrollruumi. Ütlesime kliendile, et ei ole probleemi, me korraldame selle ära. Seda tööd oskavad meie head partnerid.
Milline oli suurim väljakutse? Selliste kolimiste puhul on kõige olulisem, et ettevõtte töötajate jaoks oleks kogu protsess võimalikult märkamatu ning ettevõte saaks jätkata kolimise ajal oma tööd nii palju kui võimalik. Piltlikult öeldes on ideaalne, kui töötaja pakib reedel asjad kokku ja esmaspäeval alustab samamoodi juba uues kohas. Siin on oluline kliendiga kaasa mõelda ja temast aru saada. Ei ole nii, et ütleme: „See on sinu maja ja sinu mure“. Viimane kolimine oli Adven Eesti kontoril ca 20 aastat tagasi ja seega oli tegemist sisuliselt uue tegevusega, kuna seadmed, tehnoloogia ja teenuste maht ajas on märkmisväärselt kasvanud. Protsessi aja tuleb kindlasti vahel ka kliendile õlale patsutada ja öelda, et usalda meid, kõik laabub ideaalselt. Üheks meie trumbiks on kiire reageerimine ja mõistlike lahenduste pakkumine, sest kõiki detaile ei olegi võimalik ette näha.
Kuidas protsess kulges? Kogu monitooringu ja kontrollruumi lahendus oli Adveni jaoks uus. Kontrollruumi kontseptsiooni loomine oli omajagu keerukas, kuna vajalik lõpptulemus selgus alles tegevuse käigus. Lahendasime selle 12 suure seinal paikneva ekraaniga, mida juhivad kolm arvutit ja samas ruumis asuvad kaks töökohta. Kontrollruumi rajamine oli meie jaoks kõigile põnevaks väljakutseks.
Serveriruumi ja kontrollruumi väljaehitamisega alustasime peaaegu nädal enne seadmete kolimist. Ekraanid said üles kahe päevaga, serveriruumi ehitasime välja kolme päevaga. Seadmete kolimine võttis aega veidi üle kahe päeva. Kolmapäeva pärastlõunal alustasime ning reedel olid kõik jõudnud juba uude kontorisse. Protsess kulges sujuvalt ka kliendipoolse IT aktiivse kaasatöötamisse ja panustamise tulemusel. IT juhi sõnul on Greip IT inimesed osa nende meeskonnast ja see saavutus on meeskonnatöö.
Lõpptulemus: kasutaja pani ühes kohas sülearvuti kinni, tuli uude kontorisse, käivitas töövahendi ja jätkas sealt, kus oli pooleli jäänud.